Implementierungspartner für HR-Software: Systemhäuser als Partner

Wer mit Implementierungspartnern gemeint ist

In diesem Artikel geht es um mehrere Gruppen, die sich überschneiden, aber unterschiedlich arbeiten. Gemeinsam ist ihnen, dass sie nah an der Systemlandschaft eurer Zielkunden sind und bei Entscheidungen über neue Tools mitreden.

• IT-Systemhäuser, die Infrastruktur, Software und Support für mittelständische Unternehmen betreuen, oft über viele Jahre
• Software-Auswahlberater, die Unternehmen bei der Suche nach dem passenden HR-System begleiten und Anbieter vergleichen
• Implementierungspartner großer HR-Systeme, die Einführung, Customizing und Betrieb einer bestimmten Plattform übernehmen
• Integrationsdienstleister, Spezialisten für Zeitwirtschaft und Abrechnungsschnittstellen und weitere

Für euch als Anbieter einer ergänzenden Lösung sind alle interessant, aber aus unterschiedlichen Gründen. Systemhäuser haben die langjährige Kundenbeziehung. Auswahlberater sitzen im Moment der Entscheidung am Tisch. Implementierungspartner haben das technische Vertrauen des Kunden.

Warum diese Partner für ergänzende HR-Tools so wertvoll sind

Ein Unternehmen, das gerade ein neues HR-Kernsystem einführt, stellt viele Fragen neu: Welche Prozesse bilden wir ab, was fehlt, was lösen wir mit einem zusätzlichen Tool? Wer in dieser Phase beteiligt ist, prägt die Antworten.

Gleichzeitig ist der Kunde skeptisch gegenüber allem, was zusätzlich zur neuen Plattform kommen soll. Die Sorge vor Insellösungen, doppelter Datenpflege und Abstimmungsaufwand ist groß. Ein Implementierungspartner, der sagt „das passt gut zusammen, wir haben das schon angebunden“, räumt diese Sorge schneller aus als jede Verkaufspräsentation.

Dazu kommt: Diese Partner haben eigene Interessen an guten Ergänzungen. Jedes zusätzliche Projekt, jede Schnittstelle und jede Erweiterung ist potenziell bezahlte Arbeit. Und ein Kunde mit einer vollständigen, funktionierenden Lösung bleibt länger.

Umgekehrt haben Implementierungspartner auch ein Risiko: Jedes Zusatztool, das im Projekt Probleme macht, fällt auf sie zurück. Sie sind deshalb wählerisch und empfehlen lieber wenige Lösungen, die sie gut kennen, als viele, die sie nur vom Datenblatt kennen. Euer Ziel ist, zu diesen wenigen zu gehören.

Integrationen und Schnittstellen zuerst klären

Bevor ihr irgendeinen Implementierungspartner ansprecht, müsst ihr eure eigene Integrationsfähigkeit genau kennen. Die erste Frage wird fast immer lauten: Wie kommen die Daten rein und wieder raus?

• Welche Kernsysteme sind bei euren Zielkunden verbreitet, und mit welchen könnt ihr heute schon Daten austauschen?
• Gibt es eine dokumentierte API, Standardformate für Import und Export oder fertige Konnektoren?
• Welche Daten fließen in welche Richtung, und welches System ist führend für Stammdaten?
• Wie sieht es mit Datenschutz, Hosting-Standort und Auftragsverarbeitung aus?
• Was muss der Partner selbst bauen, und wo unterstützt ihr ihn?

Wenn ihr hier keine klaren Antworten habt, wird das Gespräch kurz. Ehrlichkeit hilft: Sagt lieber, dass eine bestimmte Integration noch fehlt und wie ihr damit umgeht, als etwas zu versprechen, das im Projekt nicht hält.

Hilfreich ist eine kurze, ehrliche Integrationsübersicht: Welche Anbindungen sind produktiv im Einsatz, welche sind in Arbeit, welche sind nur über Umwege möglich? Mit so einer Übersicht kann ein Partner in wenigen Minuten einschätzen, bei welchen seiner Kunden ihr überhaupt in Frage kommt.

So sprecht ihr Systemhäuser, Auswahlberater und Integratoren an

Die Ansprache unterscheidet sich je nach Gruppe. Systemhäuser interessiert, ob ihr ihren Kunden etwas Sinnvolles bietet, ohne dass der Supportaufwand bei ihnen hängen bleibt. Auswahlberater wollen wissen, für welche Unternehmen ihr in die engere Wahl gehört und für welche nicht. Implementierungspartner fragen nach Technik, Projektaufwand und Abgrenzung.

Gemeinsam ist allen: Sie wollen nicht mit Marketingunterlagen überschüttet werden. Ein kurzes technisches Datenblatt, eine ehrliche Positionierung und das Angebot eines Testzugangs sind ein besserer Einstieg als eine Hochglanzpräsentation.

Sucht euch für den Anfang gezielt Partner, die mit den Kernsystemen arbeiten, an die ihr wirklich gut angebunden seid. Ein Implementierungspartner, der genau euer stärkstes Integrationsszenario täglich sieht, ist mehr wert als zehn lose Kontakte.

Gemeinsame Projekte statt reiner Empfehlungen

Bei Implementierungspartnern funktioniert die klassische Empfehlungsprovision oft schlechter als bei anderen Partnertypen. Sie denken in Projekten, Tagessätzen und Betreuungsverträgen. Ein Modell, in dem sie an Anbindung, Einrichtung und laufendem Support verdienen, passt besser zu ihrem Geschäft.

Der beste Einstieg ist ein gemeinsames Pilotprojekt bei einem Kunden, den der Partner bereits betreut. Vorab klärt ihr, wer welche Aufgaben übernimmt, wer der Ansprechpartner des Kunden ist und wie ihr mit Fehlern an der Schnittstelle umgeht. Danach habt ihr eine gemeinsame Referenz, die für beide Seiten zählt.

Klärt außerdem früh, wie die Vergütung im Projekt aussieht. Rechnet der Partner seine Leistungen direkt beim Kunden ab, oder läuft alles über euch? Gibt es zusätzlich eine Beteiligung an euren Lizenzumsätzen? Beide Wege funktionieren, solange sie für alle Beteiligten nachvollziehbar sind und schriftlich festgehalten werden.

Auch die Kundenbeziehung gehört auf den Tisch. Viele Implementierungspartner wollen der zentrale Ansprechpartner ihres Kunden bleiben. Wenn ihr das respektiert und euren direkten Kontakt zum Kunden abstimmt, wächst das Vertrauen deutlich schneller.

Auswahlberater: neutral, aber gut informiert

Software-Auswahlberater nehmen eine Sonderrolle ein. Sie sind dem Kunden verpflichtet und müssen unabhängig bleiben. Eine Empfehlungsprovision passt deshalb oft nicht zu ihrem Selbstverständnis. Was sie brauchen, ist etwas anderes: verlässliche Informationen, damit sie euch im richtigen Projekt auf die Liste setzen können.

Sorgt dafür, dass sie euer Produkt, eure Grenzen und eure Zielgruppe kennen. Ein kurzer Termin pro Jahr mit Neuerungen und ehrlichen Antworten auf kritische Fragen bringt oft mehr als jedes Vergütungsmodell.

Partnerverzeichnisse und Marktplätze

Viele größere HR-Systeme bieten Partnerverzeichnisse, Integrationsmarktplätze oder Technologiepartnerprogramme an. Ob und unter welchen Bedingungen ihr dort gelistet werden könnt, unterscheidet sich stark. Manche setzen Zertifizierungen, Gebühren oder einen Prüfprozess voraus, andere sind offener.

Ein Eintrag kann Sichtbarkeit bringen, ersetzt aber keine Beziehung. Kunden und Implementierungspartner nutzen solche Verzeichnisse oft, um zu prüfen, ob eine Anbindung existiert. Den Ausschlag gibt dann meist, ob jemand im Projekt sagt, dass er damit gute Erfahrungen gemacht hat.

Prüft deshalb im Einzelfall, welche Bedingungen gelten und ob sich der Aufwand lohnt. Fragt bei bestehenden Kunden nach, welche Systeme sie nutzen, und konzentriert euch auf die zwei oder drei Plattformen, die bei euren Zielkunden wirklich verbreitet sind.

Was ihr Partnern im Alltag mitgeben solltet

Implementierungspartner arbeiten unter Zeitdruck und mit vielen Systemen gleichzeitig. Je weniger sie bei euch nachfragen müssen, desto eher bauen sie euch in ihre Projekte ein.

• Einen dauerhaften Test- oder Sandbox-Zugang für Schulungen und Demos
• Technische Dokumentation, die ohne Rückfrage verständlich ist
• Einen kurzen Leitfaden: wann euer Tool passt, wann nicht, und welche Fragen im Projekt typischerweise kommen
• Einen direkten Draht zu jemandem aus Produkt oder Technik, nicht nur zum Vertrieb
• Frühzeitige Infos zu Änderungen an Schnittstellen, damit laufende Projekte nicht überrascht werden

Mit diesen Grundlagen werden Implementierungspartner zu dem, was sie für ergänzende HR-Tools sein können: der Grund, warum ein Kunde euch neben seinem Kernsystem überhaupt in Betracht zieht.

Plant dafür realistisch Zeit ein. Bis ein Implementierungspartner euch selbstverständlich in Projekte einbindet, vergehen meist mehrere gemeinsame Kunden. Jede gut gelaufene Einführung macht die nächste Empfehlung wahrscheinlicher.