Partner-Onboarding: Die ersten 90 Tage mit neuen Vertriebspartnern

Warum die ersten 90 Tage über alles entscheiden

Direkt nach der Unterschrift ist das Interesse eines Partners am größten. Er hat sich gerade mit euch beschäftigt, kennt die Argumente und hat vielleicht schon einen Kunden im Kopf. Mit jeder Woche ohne Kontakt verblasst das.

Ein strukturiertes Partner-Onboarding nutzt dieses Zeitfenster. Es geht nicht darum, den Partner mit Schulungen zu überhäufen. Es geht darum, ihn so schnell wie möglich an den Punkt zu bringen, an dem er eine erste Empfehlung gibt und erlebt, dass das gut funktioniert.

Das Kick-off: kurz, konkret, mit den richtigen Leuten

Plant das Kick-off innerhalb der ersten Woche nach der Unterschrift. Eine Stunde reicht. Wichtig ist, dass auf Partnerseite nicht nur die Geschäftsführung dabei ist, sondern auch die Menschen, die tatsächlich mit Kunden sprechen.

• Kurze Vorstellung eurer Lösung aus Sicht der Kunden des Partners, nicht aus Produktsicht.
• Zwei, drei typische Situationen, in denen ein Kunde euch braucht.
• Situationen, in denen ihr ausdrücklich nicht passt.
• Der Ablauf einer Empfehlung, Schritt für Schritt.
• Vergütung und Abrechnung in zwei Sätzen.
• Die nächsten konkreten Termine.

Der Punkt „wann wir nicht passen“ wird oft weggelassen, dabei schafft gerade er Vertrauen. Ein Partner, der weiß, wo die Grenzen sind, hat weniger Angst, seinem Kunden etwas Falsches zu empfehlen.

Bereitet das Kick-off gut vor. Schaut euch vorher an, welche Kunden der Partner typischerweise betreut, und bringt zwei passende Beispielsituationen mit. Wer im ersten Termin zeigt, dass er das Geschäft des Partners verstanden hat, muss danach weniger um Aufmerksamkeit kämpfen.

Schickt direkt nach dem Termin eine kurze Zusammenfassung: die wichtigsten Punkte, die Kontaktdaten eurer Ansprechperson und die vereinbarten nächsten Schritte. Das klingt selbstverständlich, wird aber im Alltag oft vergessen.

Eine feste Ansprechperson ab Tag eins

Partner brauchen ein Gesicht, nicht ein Postfach. Benennt im Kick-off eine Person, die für den Partner zuständig ist, mit Namen, Telefonnummer und einer realistischen Aussage dazu, wie schnell sie antwortet.

Diese Person muss nicht alles selbst wissen. Sie muss aber dafür sorgen, dass Fragen beantwortet werden und Empfehlungen nicht im Vertrieb versanden. Wenn sich die Zuständigkeit später ändert, sagt es dem Partner aktiv, bevor er es selbst merkt.

Umgekehrt braucht auch ihr eine feste Ansprechperson beim Partner. Gerade in größeren Kanzleien, Beratungen und weiteren Partnerunternehmen ist das nicht immer die Person, die den Vertrag unterschrieben hat. Fragt im Kick-off direkt, wer im Alltag euer Gegenüber ist.

Demo-Zugang und Material, das wirklich genutzt wird

Gerade bei Software hilft ein eigener Demo-Zugang enorm. Ein Partner, der das Produkt selbst einmal angeklickt hat, spricht ganz anders darüber als einer, der nur Folien kennt. Haltet den Zugang einfach und gebt eine kurze Anleitung mit, welche drei Dinge er sich zuerst ansehen sollte.

Bietet zusätzlich an, das Produkt in einem kurzen Termin gemeinsam durchzugehen. Viele Partner trauen sich nicht, Fragen zu stellen, die sie für zu einfach halten. In einer persönlichen Runde mit einer halben Stunde Zeit kommen genau diese Fragen auf den Tisch, und das sind oft dieselben, die später auch ihre Kunden stellen.

Beim Material gilt: weniger ist mehr. Ein umfangreiches Partnerhandbuch liest kaum jemand. Was gebraucht wird, sind wenige Dinge, die direkt im Kundengespräch helfen.

• Ein Einseiter „Wann empfehle ich euch?“ für den Partner selbst.
• Eine kurze Beschreibung, die der Partner an seinen Kunden weiterleiten kann.
• Eine Vorlage für die Vorstellungs-E-Mail.
• Antworten auf die drei häufigsten Kundenfragen.

Der Einseiter: „Wann empfehle ich euch?“

Der wichtigste Baustein im Onboarding ist ein einziges Blatt, das beantwortet, bei welchem Kunden und in welchem Moment der Partner an euch denken soll. Es beschreibt Anlässe, nicht Funktionen. Ein Partner hört von seinem Kunden kein „Wir brauchen eine Software für X“, sondern „Wir verlieren gerade zu viel Zeit mit Y“.

Erarbeitet diesen Einseiter idealerweise gemeinsam mit den ersten Partnern. Sie wissen besser als ihr, mit welchen Worten ihre Kunden über das Problem sprechen.

Die erste gemeinsame Empfehlung

Wartet nicht darauf, dass der Partner von sich aus empfiehlt. Setzt euch in den ersten Wochen zusammen und geht gemeinsam seine Kundenliste durch. Oft fallen dabei schnell zwei, drei Namen, bei denen das Thema gerade aktuell ist.

Fragt dabei nicht „Wen könntest du uns empfehlen?“, sondern nach konkreten Situationen: Welcher Kunde hat zuletzt über ein bestimmtes Problem geklagt? Wer plant gerade eine Veränderung? So fällt es dem Partner leichter, an echte Fälle zu denken.

Bei der ersten Empfehlung lohnt sich besonderer Aufwand. Bietet an, gemeinsam zum Termin zu gehen oder den Erstkontakt gemeinsam vorzubereiten. Meldet euch nach dem Gespräch beim Partner und erzählt, wie es gelaufen ist, auch wenn es nicht zum Abschluss kommt.

Diese Rückmeldung ist wichtiger, als sie scheint. Der Partner hat mit der Empfehlung ein Stück seines eigenen Rufs bei seinem Kunden eingesetzt. Er will wissen, dass ihr damit sorgsam umgegangen seid. Ein kurzer Anruf nach dem Erstgespräch reicht dafür oft schon aus.

Monat drei: Rückblick und Übergang in den Alltag

Nach etwa 90 Tagen ist ein guter Zeitpunkt für einen kurzen Rückblick. Was hat funktioniert, was war unklar, was braucht der Partner noch? Dieses Gespräch ist auch der Moment, den künftigen Rhythmus festzulegen: wie oft ihr euch sprecht und über welchen Weg.

• Wie viele Empfehlungen gab es, und was ist daraus geworden?
• Welche Fragen kamen von Kunden, auf die der Partner keine Antwort hatte?
• Ist der Einseiter verständlich, oder muss er angepasst werden?
• Welcher Kontaktrhythmus passt für die nächsten Monate?

Wenn es bis hierhin keine Empfehlung gab, ist das kein Grund zur Panik, aber ein deutliches Signal. Sprecht offen darüber, woran es liegt. Manchmal passt die Kundenstruktur doch weniger gut als gedacht, manchmal fehlt nur noch ein Anlass.

Onboarding skalieren, ohne es unpersönlich zu machen

Mit fünf Partnern lässt sich jedes Onboarding individuell gestalten. Mit fünfzig wird das schwierig. Trotzdem sollte der Kern persönlich bleiben: das Kick-off, die feste Ansprechperson und die Begleitung der ersten Empfehlung.

Standardisieren lässt sich vieles drumherum: die Einladung zum Kick-off, der Versand des Demo-Zugangs, eine kurze Erinnerung nach zwei Wochen. Haltet den Ablauf schriftlich fest, damit er nicht davon abhängt, wer gerade Zeit hat. Wer extern Unterstützung für den Start sucht, kann sich auch einen festen Startprozess mit Begleitung in den ersten Wochen aufsetzen lassen.