Warum Steuerberatungen Zugang zur Geschäftsführung haben
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen gibt es keine eigene Personalabteilung. Lohn, Arbeitsverträge und Fragen rund um Mitarbeitende landen bei der Geschäftsführung, und die bespricht sie mit ihrer Steuerberatung. Die Kanzlei ist damit oft die erste Adresse, wenn es um Personal und Zahlen geht.
Dieses Verhältnis ist meist über Jahre gewachsen. Die Kanzlei kennt die Zahlen, die Abläufe und oft auch die Schwachstellen im Unternehmen. Eine Empfehlung von dort hat deshalb ein ganz anderes Gewicht als eine Anzeige oder eine Kaltakquise.
Dazu kommt: Viele Kanzleien übernehmen für ihre Mandanten die Lohnabrechnung. Sie sehen jeden Monat, welche Daten sauber ankommen und welche nicht. Wenn Stunden nachgereicht, Urlaubstage per Mail gemeldet oder Stammdaten falsch übermittelt werden, merkt das die Kanzlei als Erste.
Für welche Angebote Steuerberatungen passen
Nicht jedes HR-Thema ist ein Kanzleithema. Am besten passen Lösungen, die direkt mit Lohn, Zeit oder Personaldaten zu tun haben oder die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kanzlei erleichtern:
- Zeiterfassung und Dienstplanung
- Digitale Personalakte und Stammdatenpflege
- Lohn- und Gehaltsvorbereitung, Abwesenheiten und Urlaubsverwaltung
- Steuerlich relevante Arbeitgeberleistungen und Benefits
- HR-Dienstleistungen wie ausgelagerte Personalverwaltung oder HR-Beratung für kleine Unternehmen, und weitere
Je näher euer Angebot an den Daten ist, die die Kanzlei verarbeitet, desto leichter ist das Gespräch. Bei Themen wie Recruiting oder Mitarbeiterbindung ist die Steuerberatung eher ein Türöffner als ein aktiver Empfehlungsgeber.
Was die Kanzlei davon hat
Eine Steuerberatung empfiehlt euch nicht, weil ihr ein gutes Produkt habt. Sie empfiehlt euch, wenn es ihr und ihren Mandanten konkret hilft. Diese Vorteile sind für Kanzleien meist am wichtigsten:
- Mandantenservice: Die Kanzlei kann auf eine häufige Frage eine fundierte Antwort geben, statt nur zu sagen, dass sie sich da nicht auskennt.
- Saubere Daten: Weniger Rückfragen, weniger Korrekturen und weniger Zeitdruck in der Lohnabrechnung.
- Eigene Beratungsleistungen: Wer Mandanten bei der Umstellung begleitet, kann daraus ein eigenes, abrechenbares Angebot machen.
- Bindung: Ein Mandant, dessen Abläufe gemeinsam mit der Kanzlei verbessert wurden, wechselt seltener.
Eine Provision kann dazukommen, steht aber selten im Vordergrund. Ob und in welcher Form eine Kanzlei Vergütungen für Empfehlungen annehmen kann, hängt vom Berufsrecht ab und muss die Kanzlei selbst bewerten. Bietet deshalb von Anfang an auch Alternativen an, etwa Sonderkonditionen für Mandanten oder eine kostenlose Lizenz für den Kanzleibetrieb.
Der DATEV-Bezug: ehrlich und vorsichtig
Viele Steuerberatungen in Deutschland arbeiten mit DATEV. Für jede Software, die Daten in die Lohnabrechnung liefert, kommt deshalb fast immer dieselbe Frage: Wie kommen die Daten bei uns an, und wie viel Handarbeit bleibt?
Hier entscheidet sich viel. Beschreibt genau, was euer Tool kann: Gibt es eine offizielle Schnittstelle, einen Export in einem bestimmten Format oder bislang nur eine Datei, die manuell importiert wird? Sprecht nur von einer Integration, wenn sie tatsächlich besteht, und vermeidet Formulierungen, die nach einer offiziellen Partnerschaft klingen, wenn es keine gibt.
Kanzleien reagieren sehr empfindlich, wenn ein Versprechen in der Praxis nicht hält. Ein ehrliches „Das geht heute per Export, und so sieht der Ablauf aus“ schafft mehr Vertrauen als eine Folie mit vielen Logos.
Welche Kanzleien ihr ansprechen solltet
Am besten passen Kanzleien, die einen eigenen Schwerpunkt auf Lohn und Personal haben und viele Mandanten aus eurer Zielgruppe betreuen. Das erkennt ihr oft schon auf der Website: eigene Seiten zur Lohnabrechnung, ein Team für Personalthemen, Hinweise auf digitale Zusammenarbeit mit Mandanten.
Kanzleien, die sich selbst als digital positionieren, sind meist offener für neue Lösungen. Sie haben oft schon erlebt, wie viel Zeit saubere digitale Abläufe sparen. Bei sehr großen Kanzleien dauern Entscheidungen länger, bei kleinen fehlt manchmal die Zeit. Mittlere, inhabergeführte Kanzleien sind häufig ein guter Startpunkt.
Prüft außerdem, ob die Kanzlei selbst schon Software für Mandanten anbietet oder empfiehlt, die mit eurer konkurriert. Dann ist sie eher kein Partner. Und schaut, in welcher Region und Branche die Mandanten sitzen. Eine Kanzlei mit vielen Handwerksbetrieben braucht eine andere Ansprache als eine mit vielen Agenturen oder Arztpraxen.
So sprecht ihr Steuerberatungen an
Sprecht die Inhaber oder Partner der Kanzlei direkt an, bei größeren Kanzleien auch die Leitung der Lohnabteilung. Vermeidet die Abschlussmonate und die Zeit rund um Fristen. Wer mitten in der Hochphase anruft, bekommt selten eine zweite Chance.
Startet nicht mit eurem Produkt, sondern mit einem Problem, das die Kanzlei kennt. Fragt, wie die Daten der Mandanten heute ankommen und wo es regelmäßig hakt. Wenn die Antwort zeigt, dass euer Tool helfen kann, ergibt sich der nächste Schritt fast von allein.
Guten Tag [Anrede] [Nachname], ich habe gesehen, dass Ihre Kanzlei viele mittelständische Mandanten bei der Lohnabrechnung betreut. Wir arbeiten mit Kanzleien zusammen, die ihren Mandanten bei Bedarf eine Lösung für [Zeiterfassung oder anderes Thema] empfehlen, damit die Daten für die Abrechnung vollständig und pünktlich ankommen. Bevor ich etwas vorstelle, eine Frage: Wie kommen die Stunden- und Abwesenheitsdaten Ihrer Mandanten heute bei Ihnen an? Wenn das Thema für Sie relevant ist, freue ich mich über 15 Minuten Austausch zu einem Zeitpunkt, der Ihnen passt. Mit freundlichen Grüßen [Name]
Im Kanzleiumfeld ist das Sie meist die bessere Wahl, zumindest im ersten Kontakt. Haltet die Nachricht kurz und nennt einen konkreten Zeitrahmen. Ein Gespräch von 15 Minuten ist für eine Kanzlei leichter zuzusagen als eine offene Präsentation.
Typische Einwände und wie ihr damit umgeht
Drei Einwände hört ihr fast immer. Sie sind berechtigt, und sie lassen sich gut auflösen, wenn ihr vorbereitet seid.
- „Wir haben keine Zeit.“ Macht den Ablauf so schlank wie möglich: Die Kanzlei nennt euch einen Mandanten oder gibt einen Kontakt weiter, alles Weitere übernehmt ihr. Kein Formular, kein Portal, keine Schulung vorab.
- „Wir wollen nicht haften, wenn etwas schiefgeht.“ Stellt klar, dass die Kanzlei nur den Kontakt herstellt. Auswahl, Vertrag und Support liegen beim Mandanten und bei euch. Das sollte auch in einer kurzen schriftlichen Vereinbarung stehen.
- „Wir müssen neutral bleiben.“ Akzeptiert das. Bietet an, euch als eine von mehreren Optionen zu nennen, und legt offen, wie eine mögliche Vergütung aussieht, damit die Kanzlei selbst entscheiden kann.
Wie die Zusammenarbeit im Alltag läuft
Startet mit einem kleinen Pilot: zwei oder drei Mandanten, bei denen die Kanzlei das Problem bereits kennt. Begleitet diese Einführungen eng und meldet euch nach jedem Schritt kurz bei der Kanzlei. So sieht sie, dass ihr euch um ihre Mandanten kümmert.
Legt vorab fest, wer bei euch der feste Ansprechpartner für die Kanzlei ist. Kanzleien wollen nicht bei jeder Frage neu erklären, um welchen Mandanten es geht. Eine Person, die den Stand kennt und schnell antwortet, ist oft mehr wert als jede Unterlage.
Nach den ersten Einführungen lohnt sich ein gemeinsamer Rückblick. Hat sich die Datenqualität verbessert? Gab es Rückfragen? Was würde die Kanzlei anders machen? Diese Antworten helfen euch bei der nächsten Kanzlei, und sie machen aus einer losen Empfehlung eine echte Zusammenarbeit.
Wenn es gut läuft, entstehen daraus oft weitere Formate, etwa ein gemeinsamer Mandantenbrief, ein kurzes Webinar für die Mandanten der Kanzlei oder eine Vorlage, die die Kanzlei bei neuen Mandanten mitschickt. Drängt nicht darauf, sondern bietet es an, wenn die ersten Ergebnisse da sind.