Tippgeber, Vermittler, Reseller: erst die Rolle klären
Bevor ihr über einzelne Klauseln sprecht, klärt, welche Rolle euer Partner überhaupt hat. Ein Tippgeber nennt euch einen Kontakt und stellt vielleicht eine Verbindung her. Er verhandelt nicht, schließt keine Verträge ab und tritt nicht in eurem Namen auf.
Sobald ein Partner aktiv für euch verkauft, Angebote macht oder regelmäßig und dauerhaft Geschäfte vermittelt, kann rechtlich eine andere Einordnung im Raum stehen, etwa als Handelsvertreter. Das hat Folgen, zum Beispiel für Ausgleichsansprüche nach Vertragsende. Genau deshalb sollte die Rolle im Vertrag klar beschrieben sein und der gelebten Praxis entsprechen.
Eine Partnervereinbarung mit einem Reseller oder Implementierungspartner sieht wieder anders aus, weil dort Einkauf, Weiterverkauf oder Leistungen am Kunden dazukommen. Dieser Artikel konzentriert sich auf das Empfehlungsmodell, also den klassischen Tippgeber.
Haltet im Vertrag außerdem fest, dass der Partner selbstständig handelt und keine Weisungen von euch bekommt, wie er seinen Arbeitsalltag gestaltet. Das ist nicht nur eine Formalie. Es beschreibt das, was ein Tippgebermodell ausmacht: Der Partner entscheidet selbst, ob und wann er empfiehlt.
Was genau als Empfehlung zählt
Der wichtigste Absatz im ganzen Vertrag ist oft der unscheinbarste: die Definition der Empfehlung. Wenn hier nichts Klares steht, entsteht später Streit darüber, ob ein Kunde wirklich über den Partner kam oder ob ihr ihn ohnehin gewonnen hättet.
- Wie wird eine Empfehlung übermittelt: Formular, E-Mail, gemeinsamer Termin?
- Welche Angaben braucht ihr mindestens: Unternehmen, Ansprechperson, Anlass?
- Muss der Kunde der Kontaktaufnahme vorher zugestimmt haben?
- Ab wann gilt eine Empfehlung als angenommen, und wer bestätigt das?
- Was passiert, wenn der Kontakt bei euch schon bekannt ist?
Eine schriftliche Bestätigung nach jeder Empfehlung schafft für beide Seiten Sicherheit. Ein kurzer Satz reicht: Empfehlung erhalten, Kontakt war bisher nicht bekannt, Kundenschutz läuft ab heute.
Provision, Bemessung und Fälligkeit
Bei der Provision geht es nicht nur um die Höhe. Mindestens genauso wichtig ist, worauf sie sich bezieht und wann sie gezahlt wird. Partner sind selten über einen Prozentsatz verärgert, den sie kannten, aber oft über eine Zahlung, die sie anders erwartet hatten.
- Bemessungsgrundlage: Erstauftrag, Jahresumsatz, wiederkehrende Umsätze, Einrichtungsgebühren?
- Zeitraum: einmalig, für eine feste Dauer oder für die gesamte Kundenbeziehung?
- Fälligkeit: bei Vertragsschluss, nach Zahlungseingang beim Kunden oder nach einer Frist?
- Rückforderung: was gilt, wenn der Kunde in der Probezeit kündigt oder nicht zahlt?
- Abrechnung: wie oft, mit welcher Übersicht, und wer stellt die Rechnung?
Klärt auch die steuerliche Seite mit eurer Steuerberatung, zum Beispiel ob der Partner umsatzsteuerpflichtig ist und wie die Gutschrift oder Rechnung aussehen muss. Das ist kein Detail, das man nach der ersten Zahlung nachreicht.
Schreibt Beispielrechnungen in den Vertrag oder in eine Anlage. Ein Satz wie „Bei einem Jahresvertrag über [Betrag] erhält der Partner [Betrag], fällig [Zeitpunkt]“ beseitigt mehr Unklarheiten als jede abstrakte Formulierung. Partner prüfen meist genau diese Stelle zuerst.
Kundenschutz und Doppelempfehlungen
Früher oder später empfehlen zwei Partner denselben Kunden, oder ein Partner empfiehlt einen Kontakt, mit dem euer Vertrieb schon spricht. Ohne Regel entscheidet dann das Bauchgefühl, und das endet selten gut für die Beziehung.
Üblich ist ein Kundenschutz für einen festen Zeitraum nach der Empfehlung. Wird der Kunde in diesem Zeitraum gewonnen, bekommt der Partner seine Provision. Ist der Zeitraum abgelaufen, ohne dass es zum Abschluss kam, entfällt der Anspruch. Wie lang der Zeitraum sein sollte, hängt stark von eurem Vertriebszyklus ab.
Für Doppelempfehlungen gilt oft, dass die zuerst bestätigte Empfehlung zählt. Bereits bekannte Kontakte werden ausgenommen, wenn ihr das dem Partner zeitnah mitteilt. Bestandskunden lösen meist keine Provision aus, außer für ausdrücklich vereinbarte Zusatzprodukte. Und der Kundenschutz verlängert sich nicht automatisch, nur weil derselbe Kontakt erneut genannt wird.
Das sind Beispiele für mögliche Regelungen, keine Vorgaben. Wichtig ist, dass ihr eine Regel habt, sie vorher kommuniziert und sie dann auch konsequent anwendet.
Datenschutz: wer welche Daten weitergibt
Bei jeder Empfehlung werden personenbezogene Daten weitergegeben, mindestens Name und Kontaktdaten einer Ansprechperson. Damit stellt sich die Frage, auf welcher Grundlage das passiert und wer wofür verantwortlich ist.
In der Praxis hat sich bewährt, dass der Partner den Kontakt vorher fragt, ob er an euch weitergegeben werden darf. Noch einfacher ist eine Vorstellung per E-Mail mit beiden Seiten in Kopie oder ein gemeinsamer Termin. Dann geht die Kontaktaufnahme vom Kunden selbst aus. Wie ihr das im Vertrag und in eurer Datenschutzdokumentation abbildet, sollte eure Datenschutzberatung oder eure Kanzlei festlegen.
Regelt außerdem, welche Informationen ihr umgekehrt an den Partner zurückgebt. Viele Partner wollen wissen, was aus ihrer Empfehlung geworden ist. Ein Status wie „Gespräch geführt“ oder „Kunde gewonnen“ ist meist unkritisch, Details aus dem Verkaufsgespräch gehören nicht dazu.
Laufzeit, Kündigung und was danach gilt
Viele Tippgeberverträge laufen unbefristet und sind mit einer kurzen Frist kündbar. Das passt zu einem Modell, bei dem keine Seite große Vorleistungen erbringt. Entscheidend ist nicht die Kündigungsfrist selbst, sondern was nach der Kündigung mit laufenden Ansprüchen passiert.
- Werden Provisionen für bereits gewonnene Kunden nach Vertragsende weitergezahlt?
- Gilt der Kundenschutz für offene Empfehlungen auch nach der Kündigung noch?
- Darf der Partner nach Vertragsende weiter mit euren Unterlagen und eurem Namen werben?
- Gibt es Gründe für eine sofortige Kündigung, etwa bei unlauterem Verhalten gegenüber Kunden?
Eine faire Regelung hier zeigt Partnern, dass ihr langfristig denkt. Wer weiß, dass seine Ansprüche nicht mit einer Kündigung verschwinden, empfiehlt entspannter.
Denkt auch an Änderungen während der Laufzeit. Wenn ihr Provisionssätze oder Abläufe anpassen wollt, sollte geregelt sein, wie und mit welchem Vorlauf das passiert und ob es auch für bereits laufende Empfehlungen gilt. Einseitige Änderungen ohne Ankündigung sind der schnellste Weg, gute Partner zu verlieren.
Weitere Punkte, die oft vergessen werden
Neben den großen Themen gibt es ein paar kleinere, die im Alltag regelmäßig für Fragen sorgen. Sie gehören nicht zwingend in den Hauptteil, sollten aber irgendwo geregelt sein.
- Nutzung von Logo und Namen: was der Partner darf und was er vorher abstimmen muss.
- Aussagen über euer Produkt: der Partner sollte keine Zusagen machen, die ihr nicht haltet.
- Vertraulichkeit: Preise, Konditionen und Kundeninformationen bleiben intern.
- Exklusivität: in der Regel keine, außer ihr vereinbart ausdrücklich etwas anderes.
- Ansprechperson: wer bei euch für den Partner zuständig ist und wie er sie erreicht.
Haltet die Vereinbarung so kurz wie möglich und so klar wie nötig. Ein Partner, der für eine Empfehlung im Monat einen Vertrag mit zwanzig Seiten lesen muss, unterschreibt entweder nie oder unterschreibt, ohne zu lesen. Beides hilft euch nicht.
Ergänzend zum Vertrag lohnt sich ein einseitiges Merkblatt in einfacher Sprache, das die wichtigsten Regeln zusammenfasst. Es ersetzt den Vertrag nicht, wird aber tatsächlich gelesen. Lasst auch dieses Merkblatt mitprüfen, damit es nichts verspricht, was im Vertrag anders steht.